Co je kniha jízd a jaké údaje musí obsahovat
Kniha jízd je důležitým dokumentem pro evidenci provozu vozidla. Obsahuje podrobné záznamy o všech jízdách, které dané vozidlo absolvovalo během určitého časového období.
Povinné náležitosti knihy jízd
U každé jízdy v knize jízd se uvádí:
- datum,
- čas odjezdu a příjezdu – v kolik hodin cesta začala a skončila
- destinace – adresa začátku a konce jízdy
- účel – z jakého důvodu jízda proběhla
- počet ujetých kilometrů – lze uvést též počáteční a konečný stav tachometru
- bezpečnostní přestávky – platí pouze pokud je k tomu povinnost ze zákona (č. 168/2002 Sb.)
- informace o čerpání pohonných hmot – zaznamenává se počet litrů a cena
- zaplacené mýtné – platí u cest do zahraničí
V knize jízd se dále uvádí:
- typ vozidla
- RZ (dříve SPZ)
- průměrná spotřeba dle technického průkazu
- datum zahájení provozu vozidla
Pokud je kniha jízd vedena z důvodu prokázání bezpečnosti práce, je nutné ji vyplňovat každý den, není možné to dělat zpětně.
Funkce knihy jízd
Kniha jízd slouží k několika klíčovým účelům:
- Evidence provozu: Pomáhá sledovat a dokumentovat využití vozidla, což je důležité pro správu vozového parku.
- Účetnictví a daňová evidence: Umožňuje přesné výpočty nákladů spojených s provozem vozidla, což je důležité daňové účely.
- Výkaznictví: Poskytuje důkaz o tom, že vozidlo bylo použito pro pracovní účely, což může být požadováno v případě kontroly finančních úřadů nebo jiných orgánů (např. bezpečnost práce).
Typy knih jízd
Kniha jízd může být vedena v několika formách:
- Papírová forma: Tradiční způsob, kdy jsou všechny údaje zapisovány ručně do tištěné knihy. Ta může mít formu tiskopisu nebo obyčejného sešitu.
- Elektronická forma: Modernější a efektivnější způsob, který využívá počítačový software nebo cloud pro automatizované zaznamenávání údajů. Na obrázku níže kniha jízd v aplikaci REX Online.
Výhody elektronické knihy jízd
S příchodem GPS lokátorů do aut se stala elektronická kniha jízd velmi populární. Její výhody jsou zjevné:
- Přesnost údajů: Automatické zaznamenávání dat eliminuje možnost lidské chyby a zajišťuje vyšší přesnost záznamů.
- Úspora času: Zaměstnanci nemusí trávit čas ručním vyplňováním knihy jízd, což zjednodušuje administrativu.
- Snadný přístup k datům: Data jsou snadno dostupná odkudkoliv a mohou být kdykoli vyhledána nebo analyzována.
- Integrace s dalšími systémy: Elektronická kniha jízd může být integrována s dalšími systémy, jako je účetnictví nebo fleet management, což dále zvyšuje efektivitu. Propojení obvykle probíhá přes API.
- Nemůže dojít ke ztrátě: Papírová kniha jízd se může snadno ztratit nebo poškodit.
Více detailů a vzor elektronické knihy jízd
Upozornění: Tento článek nelze brát jako závazné doporučením ohledně způsobu vedení knihy jízd. Povinnost vést knihu jízd, případně její rozsah, konzultujte s autorizovaným účetním poradcem.